Instrucción Leoística

Taller sobre Comunicación

Consejo de Distrito Leo "O"-1 

COMUNICACIÓN

Entendiendo que la palabra "comunicación" tiene múltiples sentidos que nos ayudan a comprender mejor los procesos de comunicación, los modelos teóricos existentes y la comunicación en general. Para el ser humano es fundamental disfrutar de relaciones humanas armónicas. En efecto todo el mundo sabe muy bien lo satisfactorio y placentero que es el contar con buenas relaciones humanas y de la tragedia que significa en no tenerlas. El no tener buenas relaciones humanas traen muchos conflictos a las personas en todas sus actividades. A continuación la concepción de algunos estudiosos del tema:

  • FRANCOIS Frederic 1977 " EL lenguaje: La comunicación" (pág. 155) dice “La comunicación es la transferencia de la información por medio de mensajes. Un mensaje es una sustancia que ha recibido cierta forma; por ejemplo, las vibraciones acústicas del mensaje oral, los impulsos eléctricos del mensaje telefónico , las formas visuales del mensaje escrito, el surco grabado del disco fonográfico, etc.

  • BILBAO 1971 "La comunicación y las masas " pág. 119, expresa: “  La comunicación puede definirse matemáticamente como el establecimiento de una correspondencia unívoca entre un universo espacio-temporal E, (emisor), y un universo espacio-temporal R, (receptor)”.

  • MOTA Ignacio 1988 "Diccionario de la comunicación" pág. 161, escribe: “La comunicación es una ciencia que estudia la transmisión de un mensaje directa o indirectamente de un emisor a un receptor y de este a aquel a trabes de medios personales o masivos, humanos o mecánicos , mediante un sistema de signos convenido”.

La comunicación es la acción y el efecto de comunicar o comunicarse Puede referirse además al Trato, correspondencia entre dos o mas personas. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. La unión que se establece entre ciertas cosas, tales como mares, pueblos, casas o habitaciones, mediante pasos , crujías escaleras, vías, canales, cables y otros recursos y cada de uno de estos medios de unión entre dichas cosas.

Algunos conceptos de relaciones humanas (comunicación):

·         Son las que establecen los seres humanos en la convivencia con sus semejantes. De allí que en el mismo momento en que se establece contacto con otro ser humano, se inician las relaciones humanas.

  • Es el conjunto de principios que gobiernan las relaciones entre los individuos.

  • Es el conjunto de "Reglas de Oro", que solucionan casi todos los problemas humanos"

  • Son las normas que regulan la intervención, las personas y los grupos.

  • Es el conjunto de reglas para el logro de buenas relaciones, leos, dirigentes LEO, Leones, la comunidad.

  • Son las normas y hábitos que nos convierten en personas útiles y agradables a nuestros semejantes, representando todo acto de comprensión, o de servicios, en un motivo de satisfacción para quien lo práctica.

  • Es el trato con las personas en el hogar, en el trabajo, en la sociedad es lo que en resumidas cuentas son las Relaciones Humanas.

No siempre las relaciones humanas resultan satisfactorias.

 

Frecuentemente, sin darnos cuenta, dificultamos nuestras relaciones debido a barreras que puedan ser, entre otras, la falta de una buena comunicación interpersonal.

  • Es preciso recordar que cada persona es diferente

  • que esas diferencias son  el producto de:

  • diversas culturas

  • ambientes familiares

  • que cada persona posee diferentes personalidades,

  • habilidades

  • gustos

  • actitudes: en estos factores se encuentran: 

               la edad,

               el sexo,

               la apariencia física,

               la educación, la religión, etc.

"Las Relaciones Humanas son un gran valor para nuestra sociedad en general ya que es el estudio de la Naturaleza Humana"

Los LEO somos las células que forman los Clubes LEO, por lo que no podemos permanecer indiferentes entre nosotros ni con el resto de los clubes, con el distrito, el Consejo Múltiple, los leones y el resto del mundo. Esa comunicación puede expresarse de diferentes maneras y por diferentes medios y sistemas; como destinatarios de los mensajes que a través de ellos se difunden, y como posibles protagonistas de sus contenidos.

La publicidad, la televisión, la telefonía, las nuevas tecnologías, Internet, la intimidad de los datos de nuestro Club configuran un entorno que puede ser enormemente positivo para la sociedad o enormemente amenazador. De nosotros depende.

Nos asisten muchos derechos: por ejemplo

o        Derecho a recibir información veraz.

o        Derecho al honor y a la intimidad.

o        Derecho a la no discriminación por razones de sexo, edad, etc.

o        Protección de la infancia y a la juventud.

o       Derecho de participación en la toma de decisiones

De acuerdo a las actitudes, los conocimientos y las actuaciones de los socios en relación a las diferentes formas en que se comunican como así también en su percepción a través de un contexto psicosocial en el que se mezclan  experiencias, prejuicios y mensajes públicos tanto formales como informales (campañas, informes técnicos, noticias, rumores,  etc.), así será su comportamiento.

De ahí la importancia de tener en cuenta el triángulo:

PERCEPCIÓN

ACCIÓN              COMUNICACIÓN

 y de utilizar la comunicación como herramienta para:

  • Aportar a los LEO conocimientos, leoísticos, leonisticos,  información de interés general, razones suficientes para evitar  tanto la angustia que generan el desconocimiento y la incertidumbre como los denominados "efectos perversos de la información", que pueden dar lugar a una situación de inquietud y pánico.

  • Sensibilizar a la población de forma adecuada, para que pueda aceptar los objetivos de los clubes  como una parte más de su relación con el entorno, y convivir con él.

La importancia de la comunicación en los Clubes (organizaciones)

 

La identidad externa (el  “ser para  los otros”) de las organizaciones, de  las       instituciones o de las personas, depende:

  • De lo que se “tiene”: ideas, recursos técnicos y humanos, patrimonio

  • De lo que se “hace”: decisiones llevadas a la práctica

  • De lo que se “representa”: número de asociados,  lugar, dirección, teléfono, E mail

  • Es decir, en el ámbito del CLUB no basta con tener ideas: es necesario   hacerlas llegar a los demás. No basta con tomar medidas: es necesario difundirlas. Por ello una buena parte de la actividad de las organizaciones y de las instituciones gira en torno a la comunicación.

Cómo nos comunicamos :

Cualquier organización, y en nuestro caso de los Clubes LEO desarrolla su   actividad en un doble plano:

  • El referido a la CAPACITACIÓN, para facilitar el crecimiento de los LEO como LIDERES y a LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, y

  • El que podría denominarse EXPRESIVO o COMUNICATIVO, referido a la producción y distribución de mensajes.

El esquema o paradigma que representa la cadena de valor de la organización en el plano ejecutivo presenta un claro isomorfismo con el llamado paradigma  comunicativo de Lasswell:

 

CAPACITACIÓN

EXPRESIVO

Quién

Productor

Emisor

Qué

Producto

Mensaje

A quién

Usuario

Receptor

Canal

Distribución

Soporte

Efectos

Posicionamiento en su comunidad, el Distrito y

Consejo Múltiple

Posicionamiento

comunicativo

 

En relación a estos elementos hay que tener en cuenta que:

El Emisor en muchos casos debe "competir" con otras fuentes a la hora de emitir mensajes sobre sí mismo,  en algunos casos incluso beligerantes. Los emisores o difusores de la imagen del CLUB  pueden clasificarse en :

  •  Autorizados/No autorizados por la organización (CLUB)

  •  Legitimación endógena/ exógena, según se base en la experiencia o en la experticia .

El Receptor del mensaje,  comprende las diferentes tipologías de público:

  •  Internos/Externos, según pertenezcan o no a la organización (CLUB)

  • De entrada/De salida, según su posición en la cadena de producción del de la capacitación, prestación del servicio y/o otro tipo de información.

El Canal incluye no sólo los medios estrictamente informativos y propagandísticos (prensa, radio, televisión, vallas, carteles, publicaciones, internet), sino también cualquier tipo de soporte promocional, uniformes, edificios, incluyendo el trato a la comunidad.

 

El Mensaje en sí, aquello que se refiere a lo que EL CLUB o institución "es" (hace/tiene/representa), a los otros o al entorno. La multiplicidad de emisores, receptores y canales obliga a seleccionar y variar los atributos y argumentos más adecuados.

La credibilidad del mensaje se asocia directamente con la falta de interés atribuida al emisor, y con el tipo de implicación del emisor: axiológica / emocional / cognitiva / fáctica.

 

El Posicionamiento se refiere a la coherencia / disonancia entre la imagen pretendida, la percibida y la difundida. La imagen que se pretende dar no es siempre la que realmente se difunde, y  la imagen que se difunde no es siempre percibida en el mismo sentido por parte de los que la reciben.

 

 

Por ello es importante plantearse la comunicación como una herramienta estratégica con el objetivo de definir una imagen favorable de la organización, difundirla adecuadamente y ajustar su mensaje a las peculiaridades de la recepción, con el fin de alcanzar los niveles más óptimos de eficacia en dicha gestión.

 

Las relaciones con los medios como herramienta de la comunicación social

Son muchos los factores estructurales que han propiciado esta importancia de los medios de comunicación. Entre ellos cabe señalar:

  • La complejidad social creciente: flexibilidad, movilidad social, orientación al consumo y al ocio, tensión entre lo global y lo local, conocimiento vicario de la realidad.

  • La progresiva participación de los ciudadanos en la toma de decisiones públicas, no sólo a través de los canales estrictamente políticos sino también a través de la vertebración de la llamada "sociedad civil" (ONGs, grupos de intereses, asociaciones).

  • El desarrollo de la industria de la información, que debido además a la convergencia tecnológica permite el desarrollo de macroentornos y microentornos comunicativos (desarrollo de los medios locales). En este sentido, los medios de comunicación son cada vez más claramente los prescriptores del discurso de las organizaciones, cuyo destinatario final es el ciudadano y elector potencial. La opinión pública depende cada vez más de la opinión publicada.

Características de la comunicación

  •  Debe ser realista. Puede no decirse toda la verdad, pero que todo lo que se diga sea verdad y no decir lo que no es. Hay que pensar en positivo sin dar falsas esperanzas. Hay que evitar la tentación de querer solucionar en el plano expresivo. La falta de realismo lleva a la defraudación de expectativas y comporta siempre efectos perversos para la compañía (efecto boomerang).

  •  Debe ser global, lo que significa movilizar todos los recursos comunicativos disponibles y procurar su coherencia o sinergia en el marco de un plan estratégico, yendo más allá de un repertorio de acciones parciales informativas y propagandísticas más o menos incordinadas.

  • Debe ser diferenciada, haciendo especial hincapié en la capacidad de la organización para aportar soluciones, poniendo de relieve sus ventajas comparativas y representándola de modo original e inconfundible.

  • Debe ser transmitible, o, lo que es lo mismo, comprensible, asimilable y recordable por parte de los diferentes públicos.

Algunas preguntas clave para comprender el funcionamiento de los medios de comunicación

 

¿Reflejan los medios de comunicación la realidad?

Puede afirmarse que los medios de comunicación no “reflejan” la realidad, pero generalmente tampoco la “construyen”, ni se la “inventan”.

 

Muchos profesionales de los medios de comunicación gustan de verse a sí mismos como meros "notarios de lo que pasa", como simples intermediarios o mensajeros sin responsabilidad directa en la imagen que difunden sobre un tema, una organización, una persona, etc. Basta con seguir una misma informacion en varios periódicos distintos para poner de relieve que ese tipo de objetividad no existe.

 

Un medio de comunicación necesita una base amplia de lectores para tener influencia, y para ello necesita respetar al menos en parte las exigencias de veracidad, actualidad y pluralismo.

 

Es importante comprender que la información periodística no obedece al azar ni a la necesidad sino a un orden que determina lo que es o no es noticia.

 

¿Hasta qué punto pueden utilizarse los medios de comunicación?

Recordemos que:

  • Los medios de comunicación tienen la potestad de convertir temas, personas, opiniones y acontecimientos en actualidad, incluyéndolos en la agenda de temas de la opinión pública y otorgándoles “existencia informativa”.

  • Difunden relatos informativos que responden a determinadas reglas de construcción (a un “orden”) que puede ser conocidas por el responsable de comunicación o por cualquier representante político para optimizar su presencia en los medios.

Utilizar los medios de comunicación implica no sólo una reflexión  sobre la naturaleza de dichos medios (tal y como aquí se ha planteado), sino también una actitud práctica: lo importante de una estrategia de comunicación no es “salir mucho” en los medios, sino reforzar a través de este canal los objetivos del Club.

 

¿Cuál es el papel fundamental a cumplir por los medios de comunicación en la estrategia de comunicación del Club?

 

Brevemente, podríamos decir que optimizar nuestra presencia en los medios de comunicación significa utilizar adecuadamente la imagen difundida sobre nosotros, nuestra organización o nuestra institución para que la imagen percibida por los diferentes receptores (jóvenes, colaboradores, ciudadanos) se adecue a la imagen pretendida.

 

Evidentemente, para ello hay que partir inicialmente de definir una imagen pretendida realista , basada en el “cómo somos” y no en el “cómo nos gustaría ser”. De otro modo corremos el peligro de pretender solucionar a través de la comunicación problemas que pertenecen a otros ámbitos.

 

Estos tres componentes de imagen pueden presentar diferentes grados de coherencia o disonancia: la imagen que se pretende dar no es siempre la que realmente se difunde, y  la imagen que se difunde no es siempre percibida en el mismo sentido por parte de los que la reciben.

 

Por ello es importante plantearse la presencia en los medios de comunicación como una herramienta estratégica  para conseguir definir una Imagen favorable difundirla adecuadamente y ajustar su mensaje a las peculiaridades de la recepción.

 

 

Este concepto de interés comunicativo vendría a su vez definido por algunas variables como las siguientes:

 

  • Los entornos perceptivamente próximos (geográficos o sociales o psicológicos) priman sobre los entornos lejanos.

  •  Los acontecimientos inhabituales e imprevisibles priman sobre los habituales y previsibles.

  •  El interés humano (personalización, situaciones anecdóticas, personajes famosos) prima sobre lo colectivo u organizativo.

  •  Los efectos sociales priman sobre los particulares.

  •  Lo no finalizado (lo que está pasando) prima sobre lo finalizado (lo que ya ha pasado).

Así, mientras un hecho de gran importancia puede pasar desapercibido para algún Club, para otros puede ser de gran interés, un acontecimiento puramente anecdótico puede recibir una gran atención por parte de algún socio por el hecho de ser inhabitual o imprevisible, o  provocar  desacuerdo o conflicto, de generar desorden, de crear incertidumbre, de implicar a algún miembro.

 

El análisis de las variables de la información es de gran ayuda tanto para construir la información que se desea difundir a través de los medios que fueran  como para analizar la información que se difunde sobre nuestro Club y sobre nuestra actividad.

 

CRISIS en la COMUNICACIÓN

La relación  de los LEO  suele establecerse por tres vías:

 

  • La noticia creada por el propio Club LEO (la propia organización), es decir, aquella que es el resultado de las actividades de que realizan los LEO  ó grupos de trabajo propios.

  • La noticia que surge como respuesta o contestación a alguna noticia publicada en los medios de comunicación;

  • La información que demandan los dirigentes Leo o Autoridades Leonísticas, para elaborar sus propios informes.

Mientras que en situaciones de normalidad generalmente no debe pedirse el envío de información que por Estatutos y Reglamentos deben cumplir, en las situaciones de crisis suele ocurrir que los dirigentes de la  organización tiendan casi por movimiento peristáltico a encerrarse en sí misma y ante cualquier interpelación de cualquier leo o Club Leo  es considerada como una intromisión, incluso como una agresión.

 

La crisis , generalmente, se caracteriza  por los siguientes aspectos:

  • Crea una situación de incertidumbre

  • Genera un exceso de demanda informativa

  • Provoca ataques contra los responsables

  • Es una situación inhabitual e imprevisible

La crisis en la comunicación suele ser compleja porque:

  • Implica cuestiones emocionales y no sólo racionales

  • Requiere una práctica comunicativa activa y contínua

¿Cómo actuar comunicativamente ante la crisis?

 

a) Permanecer en silencio Esto trae aparejado algunos riesgos

  • Frustración de la opinión

  • Excitación de la curiosidad del resto de la población leoística

  • Aumento de las sospechas

  • Nula eficacia: los secretos no duran

  • Pérdida del control de la información

  • Protagonismo del Rumor y de la desinformación

El silencio "no es rentable"

porque si uno no habla, otros lo harán por él.

 

 b) Transparencia: estos son algunos de los riesgos

  • Irresponsabilidad

  • Falta de credibilidad

  • Anticiparse a la demanda de información

  • Situar al Club en situación de vulnerabilidad

  • Generar ruido por el exceso de información

En muchas ocasiones las personas se ceban con la transparencia. De tal modo que colocan a la organización en el punto de la mira.

 

c) Discreción controlada

  •  Permite administrar los silencios y la información  tiene la ventaja de la precisión (elegir qué se dice, a quién, porqué canal, gestiona sus saberes)

  •  Requiere buena estrategia, excelente coordinación interna, discreción para evitar filtraciones

 Desde la discreción controlada es importante:

  •  Anticipación: elaborar planes de información de emergencia, prever reacciones y elaborar respuestas. Ser proactivos y no sólo reactivos

  •  Priorizar los mensajes (no decirlo todo y todo bueno). Las malas noticias no siempre se pueden controlar y a veces no son mortales, se compensan. puede ser más grave lo que no se ve (lo positivo que no se dice).

  •  Respuesta rápida: Las primeras 24 horas son capitales. Creación de dispositivos de respuesta sistemática (engrasado el canal, función fática). Hay que mantener un contacto fluido entre todos los leo y todos los niveles, como así también con los clubes patrocinadores y la Gobernación.

  •  Comunicación de calidad y equilibrada: precisa (explicar, dar detalles, justificar, oponer hechos a rumores), desdramatizada (la angustia genera un bloqueo cognitivo) pero no irresponsable (falsa conciencia de invulnerabilidad).

  •  Cuidar mucho la coherencia de la comunicación externa/interna

  •  Analizar al comunicación de forma continua (análisis de contenido). Feed back para seguir las reacciones y reajustar el sistema.

  •  Importancia de la actuación de los funcionarios de clubes y distrito, tanto en la comunicación interna como externa.

  •  Construir un escenario de crisis (ciclo vital) y un equipo  que los ayude a salir de la crisis.

Existen dos tipos de Análisis de Contenido de la comunicación:

  •  Cualitativo. Se basa en una "lectura inteligente" de los mensajes en sus diferentes niveles (expresivo, argumentativo, implícito, explícito).

     

  •  Cuantitativo. Se basa en el análisis estadístico de la presencia de determinadas variables y categorías de análisis.

ELEMENTOS DEL ANALISIS DE MENSAJES

 

1. Formales
Toma como base los diferentes elementos que soportan el mensaje: anuncios, artículos/noticias, segmentos de radio/televisión, etc.

Permiten medir aspectos como los siguientes:

  • Relación elementos textuales/elementos icónicos

  • Características de soporte (formatos, tipo de papel, colores, etc.)

  • Ocupación de los mensajes (tiempo, superficie/tamaño, etc.).

2. Referenciales

Toman como base los mensajes específicos encontrados en cada elemento   aislable   (referencias a la entidad).

 

Permiten medir aspectos como los siguientes:

  • Fuentes del mensaje (autorizados / legitimados / mediáticos)

  • Protagonistas del mensaje (la entidad, sus públicos, sus directivos, etc.)

  • Temas asociados con el Club (resultados del ejercicio, nuevos socios,  informes, críticas).

  • Enfoques/valores del mensaje (social, político, jurídico, profesional), descarando aquello que no se ajuste a la filosofía leonística y leoística (no a lo político, no a la discriminación por raza o religión)

  • Tipo de acción reflejada (actividad, recursos, posición activa o pasiva)

3. Valorativos

Son los que recogen el sentido del mensaje, contenido semántico. Definen de forma más concreta el perfil de atributos difundido sobre la entidad.

 

Permiten medir aspectos como los siguientes:

  • Atributos asociados a la entidad en el mensaje (Puntos fuertes y débiles)

  • Valoración favorable o desfavorable de la entidad por parte de la fuente

  • Implicación/exclusión de la entidad con determinados temas o acontecimientos.

La aplicación de las técnicas de análisis de mensajes permite conocer, en términos globales:

  • Los atributos que definen la valoración de la entidad frente a otras entidades.

  • La valoración que recibe por parte de diferentes fuentes (entre ellas, sus diferentes públicos)

  • Temas y acontecimiento principales con los cuales se relaciona

  • Acogida de sus mensajes en los medios de comunicación

FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:

 

1.      Dirección de la Comunicación:

  • La Comunicación puede fluir:

a.       Vertical: la dimensión vertical puede ser dividida, además en:

  • dirección ascendente

  • dirección descendente

b.       Horizontal:

  • Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo o otra nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones. Ej.:

Presidente

 I

Past presidente

 I

Secretario

  • Ascendente: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los socios a los dirigentes. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los LEO, cómo se sienten en su Club, con sus compañeros y en el Distrito, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en el Club. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento y crecimiento como LEO.

Ejemplos de Comunicación Ascendente

  • Informes de desempeños preparados por supervisores

  • Buzones de sugerencia

  • Encuesta de actitud de los empleados

  • Procedimientos para expresar quejas

  • Encuestas.

LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más LEO de un Club  cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información o LEO de varios CLubes.

 

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

 

REDES DE LA COMUNICACIÓN:

  • Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información.

  • Los canales de comunicación de un Club  pueden ser:

formales

informales

 

Cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa.

 

Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas Leoísticas. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.

 

Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas:

 

la cadena,

la rueda y

todo el canal.

 

  1. La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.

  2. La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

  3. Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales

 

En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por las autoridades y es percibida para los leo como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por los dirigentes a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.

Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los directivos aquellos temas que los leo consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el dirigente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

 

SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS RUMORES:

  • Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes

  • Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos.

  • Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros

  • Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye una provocación de ansiedad ni una fantasía no hablada

ELECCIÓN DEL CANAL ADECUADO

 

La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un mínimo de ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados y tienden a confundir. Los directivos pueden comunicar los mensajes rutinarios a través de los canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines, informes generales, memorandos y cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a través de los canales ricos como el correo electrónico, teléfono y conversaciones cara a cara. Un Presidente, por ejemplo, de alto rendimiento estará más sensible a la adecuada selección del canal a la hora de transmitir la información.

 

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN

  • La filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.

  • Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada cual.

  • Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz

  • Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.

RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN EL CLUB

  • El presidente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los LEO es esencial para el logro de las metas de la organización.

  • Asociar las acciones con las palabras

  • Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente

  • Énfasis en la comunicación cara a cara

  • Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización

  • Dar confianza y valor a los LEO para comunicar malas noticias

  • Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada Comité o Leo necesita

  • Luchar porque la información fluya continuamente

CICLO INFINITO DE COMUNICACION CON CALIDAD

 

 

En el diagrama anterior, usted puede apreciar que ambas partes son responsables del éxito. Para una comunicación efectiva, el proceso debe continuar hasta que se alcance el entendimiento mutuo en el tema a discusión.

 

Analice sus Destrezas en Comunicación

 

Complete cada una de las frases siguientes encerrando en un círculo la selección más apropiada:

 

1. Los mensajes se entienden mejor sí:

  • (a) emplea un lenguaje elegante y erudito.

  • (b) lo envía en términos que el destinatario comprende.

2. La información compleja se hace más fácil si se:

  • (a) mejora la claridad con ejemplos y analogías específicos.

  • (b) le dice a quien escucha que preste atención.

3. Los conceptos clave se recuerdan mejor cuando usted:

  • (a) los repite para reforzarlos.

  • (b) se expresa claramente.

4. Si se organiza un mensaje antes de transmitirlo:

  • (a) con frecuencia la demora no vale la pena.

  • (b) hace que sea más fácil entenderlo.

5. Quien habla puede determinar la comprensión de quien recibe el mensaje:

  • (a) cuando le pregunta si entiende lo que quiere decir.

  • (b) pidiendo al receptor que repita lo que escuchó.

6. Escuchar es más efectivo si usted:

  • (a) se concentra en quien habla y en lo que dice.

  • (b) se anticipa a lo que va a decir el que habla.

7. La comprensión es más fácil si usted:

  • (a) no juzga hasta que la otra persona termina de hablar.

  • (b) supone la posición de quien habla y juzga de acuerdo con ello.

8. Puede mejorar la comprensión quien escucha si:

  • (a) periódicamente parafrasea el mensaje a quien lo da.

  • (b) interrumpe para expresar sus sentimientos y emociones.

9. Quienes saben escuchar:

  • (a) tienen listas sus respuestas cuando quien habla termina de dar su mensaje

  • (b) hacen preguntas cuando no entienden algo.

10. Tanto la transmisión como la recepción se mejoran cuando:

  • (a) ambas partes mantienen un buen contacto visual.

  • (b) las partes están a la defensiva y se retan entre sí.

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Respuestas: 1(b); 2(a);3(a);4(b);5(b);6(a);7(a);8(a);9(b);10(a)

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La comunicación entre los humanos es muy compleja, pues es más que hacer simples comentarios y escucharlos. Hay por lo menos seis mensajes diferentes cuando nos comunicamos:

  1. Lo que usted entiende

  2. Lo que usted está realmente diciendo

  3. Lo que oye la otra persona

  4. Lo que la otra persona piensa que oye

  5. Lo que la otra persona dice

  6. Lo que usted piensa que la otra persona dice

En este sentido, cabe preguntarse:

  • ¿Por qué la gente no escucha?

  • ¿Por qué a menudo malinterpretan los mensajes que a nuestro juicio están perfectamente claros?

  • ¿Cómo puedo evitar o reducir la incomprensión en mi esfera de influencia?

  • ¿Cómo puedo saber lo que la gente piensa de mí y de mis ideas?

  • ¿Qué causa que la comunicación se interrumpa en una organización?

  • Finalmente ¿Qué hacer?

 

Aliente a los directivos de los clubes a repasar con estos ejercicios sus habilidades de comunicación, después compare y converse sobre cómo mejorarlas. Éste será otro paso cooperativo para crear un esfuerzo más hacia una comunicación eficaz.

 

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